Wer ein Influencer-Event planen möchte, hat meist zwei Ziele zugleich: Creator sollen die Marke persönlich erleben, und aus dem Abend oder dem Ausflug sollen Inhalte entstehen, die eine größere Community erreichen. Ob ein Produktlaunch, ein Workshop, ein gemeinsames Training oder eine Reise: Events schaffen Nähe, die ein verschicktes Paket nicht schaffen kann. Sie sind aber auch aufwendig und gehen schief, wenn Erwartungen unklar bleiben. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, wie Sie ein Event mit Creatorn vorbereiten, durchführen und nachbereiten.
Influencer-Event planen: zuerst das Ziel festlegen
Bevor Sie Location und Gästeliste planen, sollte klar sein, was das Event leisten soll. Geht es um Inhalte rund um ein neues Produkt? Um den Aufbau langfristiger Beziehungen zu Creatorn, mit denen Sie später zusammenarbeiten wollen? Um Bekanntheit in einer neuen Zielgruppe? Das Ziel bestimmt, wie viele Gäste Sie einladen, welches Programm sinnvoll ist und ob Sie Inhalte vertraglich vereinbaren oder bewusst offenlassen.
Die Gästeliste: Klasse statt Masse
Eine gute Gästeliste besteht aus Creatorn, die zu Ihrer Marke passen und deren Community Ihrer Zielgruppe entspricht. Eine große Zahl bekannter Namen beeindruckt auf dem Papier, bringt aber wenig, wenn die Gäste mit Ihrem Produkt nichts verbinden. Kleine Runden haben außerdem einen Vorteil: Sie lassen echte Gespräche zu, und die Creator lernen Ihr Team und Ihre Marke wirklich kennen. Nach welchen Kriterien Sie auswählen, erklärt der Ratgeber Passende Influencer finden.
Denken Sie auch an Creator aus angrenzenden Themenfeldern. Ein Event rund um ein Sportprodukt kann für Creator aus Ernährung oder Lifestyle genauso spannend sein und Ihnen neue Zielgruppen erschließen.
Einladung und Zeitplan
Gefragte Creator haben volle Kalender. Laden Sie deshalb früh ein, bei Reisen oder größeren Veranstaltungen mit mehreren Wochen Vorlauf. Eine gute Einladung nennt Anlass, Datum, Ort, Ablauf, wer sonst dabei ist und vor allem, was Sie von den Gästen erwarten. Wenn ein Creator ein Management hat, richten Sie die Einladung am besten direkt dorthin, denn dort werden Termine koordiniert und Rahmenbedingungen geklärt.
Fragen Sie in der Einladung nach Unverträglichkeiten, Begleitpersonen und Anreisezeiten. Kleine Details entscheiden darüber, ob sich Gäste willkommen fühlen.
Vergütung und Erwartungen klar trennen
Hier entstehen die meisten Missverständnisse. Eine Einladung zu einem Event ist keine Kooperation. Wenn Sie lediglich einladen, können Sie sich über Inhalte freuen, aber Sie können sie nicht erwarten. Wenn Sie dagegen bestimmte Inhalte möchten, etwa Stories während des Events und ein Video danach, ist das eine Leistung, die vorab vereinbart und in der Regel vergütet wird.
Sagen Sie deshalb offen, was Sie sich wünschen, und unterscheiden Sie zwischen zwei Varianten: einer Einladung ohne Verpflichtung und einer bezahlten Teilnahme mit vereinbarten Inhalten. Für die zweite Variante gehören Leistungen, Termine, Nutzungsrechte und Honorar in einen Vertrag. Was dabei zu beachten ist, erklärt der Ratgeber Influencer-Vertrag. Wie Sie zwischen Produktleistung und Honorar abwägen, beschreibt der Beitrag Barter oder bezahlte Kooperation.
Auch Inhalte von einem Event, bei dem Reise, Übernachtung oder Produkte gestellt wurden, sind in aller Regel als Werbung zu kennzeichnen. Weisen Sie Ihre Gäste darauf hin, damit niemand unabsichtlich einen Fehler macht.
Ein Programm mit Content-Momenten
Creator sind nicht nur Gäste, sondern auch Produzenten. Planen Sie das Programm deshalb so, dass Inhalte natürlich entstehen können, ohne dass sich das Event wie ein Fotoshooting anfühlt.
Ein klarer Höhepunkt. Etwas, das man nur hier erlebt: ein Blick hinter die Kulissen, ein Gespräch mit Gründern oder Entwicklern, ein Workshop, ein gemeinsames Training.
Gutes Licht und ruhige Ecken. Eine Location mit Tageslicht und Orten, an denen man Videos mit Ton aufnehmen kann, ist mehr wert als aufwendige Dekoration.
Zeit zum Produzieren. Wer ständig von Programmpunkt zu Programmpunkt geschoben wird, hat keine Zeit für gute Inhalte. Planen Sie Pausen ein.
Fotos für alle. Ein Fotograf oder eine Videografin, die Material mit allen Gästen teilt, wird sehr geschätzt und sorgt für bessere Bilder, als sie mit dem Handy möglich wären.
Informationen zum Mitnehmen. Produktfakten, korrekte Bezeichnungen und gegebenenfalls Rabattcodes sollten schriftlich vorliegen, damit niemand aus der Erinnerung zitieren muss.
Logistik: die unterschätzte Hälfte
Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Ablaufplan, Ansprechpartner vor Ort und ein Plan B bei Wetter oder Verspätungen: Bei Events entscheidet die Logistik über die Stimmung. Schicken Sie den Gästen rechtzeitig alle Informationen gebündelt zu und benennen Sie eine Person, die während des Events für Fragen da ist.
Nach dem Event
Bedanken Sie sich persönlich, teilen Sie Fotos und Videos und sammeln Sie die veröffentlichten Inhalte. Bei vergüteten Teilnahmen gehören Statistiken und Abrechnung dazu. Welche Kennzahlen sinnvoll sind, steht im Ratgeber KPIs und Reporting bei Influencer-Kampagnen. Und vor allem: Nutzen Sie den Kontakt. Creator, die Ihre Marke persönlich erlebt haben, sind oft die besten Partner für langfristige Kooperationen.
Events mit TrueTalent
TrueTalent Management vertritt Creator aus Fitness, Lifestyle, Fashion, Beauty, Health und Food. Für Events schlagen wir Ihnen passende Gäste vor, koordinieren Einladung und Termine, klären Erwartungen und Vergütung und übernehmen bei vereinbarten Inhalten Vertrag, Briefing und Abrechnung. Sehen Sie sich unsere Talents an oder erfahren Sie auf der Seite Für Marken mehr über unsere Arbeitsweise.
Häufige Fragen
Muss ich Influencer für die Teilnahme an einem Event bezahlen?
Für eine reine Einladung nicht. Wenn Sie bestimmte Inhalte erwarten, ist das eine Leistung, die vereinbart und in der Regel vergütet wird. Wichtig ist, das vorab klar zu kommunizieren.
Wie viele Creator sollte ich einladen?
Das hängt vom Ziel ab. Für echte Gespräche und Beziehungen sind kleinere Runden oft wirkungsvoller als große Veranstaltungen mit vielen Gästen.
Wie früh sollte ich zu einem Influencer-Event einladen?
So früh wie möglich, bei Reisen oder größeren Events mehrere Wochen vorher. Gefragte Creator planen ihre Termine lange im Voraus.
Müssen Inhalte von einem Event als Werbung gekennzeichnet werden?
In aller Regel ja, wenn Reise, Unterkunft, Produkte oder ein Honorar gestellt wurden. Weisen Sie Ihre Gäste vorab darauf hin.
Sie planen eine Kooperation mit Creatorn?
Wir schlagen passende Talents vor und kümmern uns um Vertrag, Briefing und Abrechnung. Mehr zur Influencer Agentur
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